Gmail लेबल को बेहतर तरीके से कैसे प्रबंधित करें (और आपको ऐसा क्यों करना चाहिए)

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गेट्टी / पिक्चर एलायंस

जीमेल में एक बहुत शक्तिशाली लेबलिंग सिस्टम है जो आपके ईमेल को प्रबंधित करना वाकई आसान बनाता है। लेबल के साथ, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि कुछ ईमेल न केवल एक नाम बल्कि एक रंग के साथ भी टैग किए गए हैं। साथ ही, यह सुविधा आपके इनबॉक्स के माध्यम से क्रमबद्ध करना आसान बनाती है ताकि आप जान सकें कि विशिष्ट संदेशों को कहां देखना है।

उदाहरण के लिए, उदाहरण के लिए, आपको एक विशिष्ट प्रेषक से दैनिक (या शायद प्रति घंटा) ईमेल प्राप्त होते हैं और आप न केवल यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उनके आने पर उन्हें याद न करें, बल्कि आप उन्हें जल्दी से ढूंढने में सक्षम होना चाहते हैं (बिना खोज टूल का उपयोग करने के लिए। आप यह कैसे करते हैं? लेबल के साथ।

मैं आपको कुछ मूलभूत बातें दिखाने जा रहा हूँ जो आपको लेबल के बारे में जाननी चाहिए। एक बार जब आप जीमेल लेबल (एक ऐसी सुविधा जो बहुत लंबे समय से मौजूद है) में महारत हासिल कर लेते हैं, तो आप क्लाउड-आधारित ईमेल सेवा को प्रबंधित करने में काफी आसान पाएंगे।

इसके साथ ही, चलो लेबल पर आते हैं।

अपने लेबल का ट्रैक रखना

मैंने कुछ समय से लेबलों को नहीं छुआ था। वे उम्मीद के मुताबिक काम कर रहे थे और मुझे एक नया लेबल बनाने या उन्हें प्रबंधित करने की आवश्यकता के बाद से कुछ समय हो गया था। मेरे लिए आश्चर्य की बात यह है कि बहुत सारे लेबल थे जिन्हें मैं या तो भूल गया था या अन्य सेवाओं को स्वचालित रूप से बनाया गया था (जब वे जुड़े हुए थे)।

आप इस जानकारी का पता कैसे लगाते हैं? चलो मैं तुम्हें दिखाती हूँ।

1. सेटिंग्स खोलें

जीमेल में लॉग इन करें और ऊपरी दाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें। पॉप-अप मेनू से (आकृति 1), सभी सेटिंग्स देखें पर क्लिक करें।

जीमेल सेटिंग्स पॉप-अप मेनू।

सेटिंग्स पॉप-अप मेनू का मतलब है कि आप अपने लेबल का पता लगाने के आधे रास्ते पर हैं।

छवि: जैक वालेन

परिणामी विंडो में, अपने सभी मौजूदा जीमेल लेबल को प्रकट करने के लिए लेबल टैब पर क्लिक करें (चित्र 2)

जीमेल लेबल मैनेजर विंडो।

आप जो देख रहे हैं वह मेरे खाते में मेरे पास मौजूद लेबल का केवल आधा है।

छवि: जैक वालेन

जब मैंने अपने जीमेल खाते से जुड़े बड़ी संख्या में लेबल देखे, तो मुझे पता था कि मुझे झुंड को गंभीरता से पतला करने की जरूरत है। आपको शायद वही मिलेगा। यहाँ आप क्या कर सकते हैं:

  • सूची के माध्यम से स्कैन करें और किसी भी लेबल के लिए छुपाएं क्लिक करें जो आपको लगता है कि अब आपको आवश्यकता नहीं हो सकती है।
  • सूची के माध्यम से स्कैन करें और किसी भी लेबल के लिए निकालें पर क्लिक करें जिसे आप जानते हैं कि अब आपको इसकी आवश्यकता नहीं है।

सभी अवांछित लेबल हटाने (या छिपाने) के बाद, आप सेटिंग विंडो को बंद कर सकते हैं।

नए लेबल बनाना

मेरे लिए, यह एक वर्ग से शुरू करने के बारे में था। इसके लिए, मैंने अपने खाते से जुड़े लगभग सभी लेबलों को हटा दिया (सिस्टम लेबल को घटाकर, जिसे आप हटा नहीं सकते)। उस साफ स्लेट के साथ, मैं फिर वापस जा सकता था और केवल वही लेबल बना सकता था जिनकी मुझे आवश्यकता थी।

1. एक लक्ष्य संदेश का पता लगाएँ

एक लेबल बनाने के लिए, अपने इनबॉक्स में एक ईमेल खोजें जो उस लेबल से संबद्ध होगा। मान लीजिए, उदाहरण के लिए, आपको अपने टीम मैनेजर से एक दैनिक ईमेल प्राप्त होता है। उन संदेशों में से एक को अपने इनबॉक्स में खोजें।

2. उस संदेश के आधार पर एक नया लेबल बनाएं

एक बार जब आप प्रश्न में संदेश ढूंढ लेते हैं, तो उस पर राइट-क्लिक करें और इस रूप में लेबल करें चुनें (चित्र तीन)

Gmail संदर्भ मेनू पर राइट-क्लिक करें।

मेरे जीमेल इनबॉक्स में एक ईमेल के आधार पर एक नया लेबल बनाना।

छवि: जैक वालेन

परिणामी पॉप-अप में, नया बनाएं पर क्लिक करें (चित्र 4)

जीमेल लेबल निर्माण पॉप-अप मेनू।

आप मौजूदा लेबल से चयन कर सकते हैं या एक नया लेबल बना सकते हैं।

छवि: जैक वालेन

3. नाम और अपने लेबल के आगे

पॉप-अप विंडो में (चित्र 5), अपने नए लेबल को एक नाम दें और (वैकल्पिक रूप से) नए बच्चे के लिए एक पैरेंट लेबल चुनें।

जीमेल लेबल नामकरण विंडो।

हमारे नए लेबल के लिए एक नाम की आवश्यकता है लेकिन नेस्ट नहीं है।

छवि: जैक वालेन

बनाएं पर क्लिक करें और आपका नया लेबल तैयार है।

अपने लेबल को कलर-कोडिंग

एक नया लेबल बनाते समय एक चीज जो आप नहीं कर सकते, वह है रंग को संबद्ध करना। मैंने पाया है कि किसी लेबल को एक विशिष्ट रंग देने से इसे आपके इनबॉक्स में विशिष्ट बनाना काफी आसान हो जाता है।

1. फ़ोल्डर/लेबल फलक प्रकट करें

अपने नए लेबल को कलर-कोड करने के लिए आपको बाएँ फलक में लेबल सूची को प्रकट करना होगा। आप यह कैसे करते हैं यह इस बात पर निर्भर करेगा कि आप नए जीमेल इंटरफेस का उपयोग कर रहे हैं या पुराने का। नए इंटरफ़ेस के साथ, मैं अपने फ़ोल्डर और लेबल प्रकट करने के लिए बस अपने कर्सर को मेल बटन पर मँडराता हूँ (चित्र 6)

जीमेल फोल्डर/लेबल पॉप-अप साइडबार।

नए Gmail इंटरफ़ेस में फ़ोल्डर और लेबल फलक प्रकट करना।

छवि: जैक वालेन

2. लेबल में रंग जोड़ें

उस लेबल का पता लगाएँ जिसे आप कोड रंगना चाहते हैं और तीन-बिंदु मेनू बटन को प्रकट करने के लिए अपने कर्सर को उस पर मँडराएँ। उस बटन पर क्लिक करें और फिर लेबल कलर पर क्लिक करें। नई पॉप-अप विंडो से (चित्र 7), उस रंग का चयन करें जिसे आप लेबल से जोड़ना चाहते हैं और आप जाने के लिए तैयार हैं।

Gmail लेबल के लिए रंग बीनने वाला।

जीमेल में एक लेबल में एक रंग जोड़ना।

छवि: जैक वालेन

और वह, मेरे प्रिय जीमेल का उपयोग करने वाले दोस्तों, आप Google की क्लाउड-आधारित मेल सेवा में लेबल को बेहतर तरीके से कैसे प्रबंधित कर सकते हैं। उस बेहतर वर्कफ़्लो का आनंद लें!

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